Jaga:
Põhihaldaja assistendi 7 ülesannet
The haldusnõustaja ülesanded nad on abistavad ja kaasnevad ettevõtte tavapäraste tegevustega. Seetõttu on need olulised selle tõhusa toimimise jaoks.
Need tegevused on tavaliselt muutuvad vastavalt selle ettevõtte ärivaldkonnale, kus nad töötavad. Näiteks spetsialiseeritud büroodel, näiteks advokaadibüroodel, on osalejatel tavaliselt teatud koolitusi teatud tegevuste läbiviimiseks.
Siiski on funktsioone, mis on ühised kõikidele valdkondadele, mis tavaliselt levivad ja jagavad teavet kontoris. See hõlmab dokumentide, arhiivide ja ürituste korraldamist.
Kuid need tegevused võivad muutuda palju laiemaks. Mõnikord peavad administreerijad tegelema ka raamatupidamisandmete töötlemisega ja isegi tagama ettevõtte tehnoloogiliste ressursside toimimise.
Haldusabi assistendi 7 põhifunktsiooni
1 - Dokumentide haldamine
Üks administraatori assistendi üks peamisi ülesandeid on aidata büroo liikmeid dokumentide ja failide haldamisel.
Tavaliselt on see ülesanne seotud failide salvestamise, korraldamise ja haldamisega.
Teatud juhtudel peate võib-olla ka dokumente kirjutama, redigeerima ja läbi vaatama.
Mõnes ettevõttes palutakse neil isegi kirju või märkmeid dikteerida ja kohtumiste protokollid registreerida.
Mõnel juhul, näiteks advokaadibürooga tegelemisel, on nende ülesannete täitmiseks vaja spetsiaalset koolitust: haldusassistent peab mõistma terminoloogiat ja õiguslikke menetlusi.
Teisest küljest vajavad meditsiini valdkonnas töötavad haldusassistendid erinevaid teadmisi. Neil peab olema patsientidega tegelemiseks ja meditsiiniliste aruannete lugemiseks vajalik väljaõpe.
2. Sündmuste planeerimine
Kontoriürituste planeerimine on tavaliselt ka haldusassistentide ülesanne. Selle vastutuse suurus võib olla erinev ettevõtte suurusest.
Üritus võib olla lihtsalt koosolek või ärilõuna, kuid see võib olla ka kongress või suurem äriringkond.
Mõlemal juhul peab assistent juhtima kõiki sündmusega seotud kriteeriume.
See hõlmab ka tarnijate ühendust, reservatsioonide tegemist, menüüde ja kaunistuste valimist. Kuid see hõlmab ka osalejate, kõnelejate ja kõnelejate ühendust, kutsumist ja kinnitamist, kui see on vajalik.
3 - kasutajate ja külastajate tähelepanu
Tähelepanu kasutajatele on tavaliselt üks kõige tavalisemaid ülesandeid haldusassistentidele. Vaatajaskond, kellele tähelepanu on suunatud, sõltub alati ettevõtte suurusest ja äritegevusest.
Väikeste ettevõtete puhul, mis teenivad avalikkust otse, on võimalik, et administraatori assistent peaks kliente vastu võtma.
Kui see juhtub, on nende töö eesmärk suunata ja abistada neid oma ettevõtte juures viibimise ajal.
Suuremates ettevõtetes peab haldusassistent osalema teiste külastajatena partnerite või suurte tarnijate hulgas.
Sellisel juhul on nende ülesanne suunata neid oma päevakorra täitmisel ja kohtumistel juhtkonna või teiste ettevõtte valdkondadega.
4- Telefoni- ja virtuaalne abi
Telefoni- ja virtuaalne tähelepanu kuulub kasutaja abi kategooriasse. Telefonitoe puhul on kaasatud klientide ja partnerite orientatsioon, samuti päevakordade korraldamine ja haldamine.
Virtuaalse tähelepanu puhul sõltuvad ülesanded ettevõtte pakutavatest kanalitest klienditeeninduse või teabehalduse jaoks.
Mõnel juhul on tegemist e-posti haldamise, vastamise, edastamise või arhiveerimisega vastavalt vajadusele.
Muudel juhtudel, kui virtuaalsed sidekanalid on mitmekesisemad, võib lisada ka muid ülesandeid, näiteks tähelepanu avalikkusele vestlussüsteemide kaudu või isegi vastates küsimustele ettevõtte sotsiaalsete võrgustike kaudu..
Suurtes ettevõtetes on tavaline, et on olemas spetsiaalselt nende kommunikatsioonikanalite tähelepanu keskmes olev personal. Kui ettevõtted on väikesed, jäetakse see ülesanne tavaliselt halduse assistentidele.
5. Päevakavade haldamine
Päevakordade haldamine on tavaliselt üks peamisi haldusassistentide ülesandeid.
See vastutus hõlmab kohtumiste ja koosolekute taotluste vastuvõtmist telefoni teel, isiklikult või võrgus ning korraldab need päevakorda vastavalt kindlaksmääratud kriteeriumidele.
See hõlmab ka planeerimise kohtumisi ettevõttes ja väljaspool seda, töölõunaid ja ärireise.
Viimasel juhul on ka assistendi kohustus broneerida lennud, hotellid, restoranid või koosolekuruumid vastavalt vajadusele..
6 - Raamatupidamine
Mõnikord vastutavad ettevõtte abistamise kulude jälgimise ja registreerimise eest administraatoritöötajad. Need ülesanded võivad olla lihtsad, näiteks teatud kulude salvestamine arvutustabelisse.
Mõnel juhul palutakse assistendil olla väljaõpe keerukamate ülesannete väljatöötamiseks. Näiteks võivad teie kohustused sisaldada raamatupidamisaruannete esitamist juhtkonnale.
Tavaliselt sõltub see ettevõtte suurusest. Suurel ettevõttel on tavaliselt rohkem spetsialiseerunud ülesandeid; nendes haldab raamatupidamisandmeid selleks otstarbeks palgatud isik.
Samas on ükskõik millise administratiivse assistendi üks põhioskusi kontorite raamatupidamise tarkvara, näiteks Microsoft Exceli domeen.
7- Tehnoloogiline juhtimine
Tehnoloogiliste ressursside haldamine on samuti osa administraatoritöötajate funktsioonidest. Selles mõttes on selle ülesanne tagada, et kõik ettevõtte tööks vajalikud vahendid toimiksid hästi.
See hõlmab muuhulgas ka arvutiseadmetes sisalduva teabe ja viirusetõrje värskenduse varukoopiate tegemist.
Teisest küljest hõlmab see selliste seadmete haldamist nagu projektorid ja sülearvutid.
See hõlmab ka nende vastutusalasse kuuluvate tegevuste normaalseks arendamiseks vajalike seadmete ülevaatamist ja hooldamist.
See ei tähenda, et haldusassistent peaks saama tehnilisi teadmisi. Selle töö seisneb konkreetselt tehnilise personali palkamises, kes teostavad regulaarselt seadmete hooldust, et vältida tagasilööke.
Viited
- Bucky, J. (2017). Täitevsekretäride ja haldusassistentide tööülesanded. Välja otsitud: thebalance.com
- Karjääri ehitaja (2016). Töötamine administraatorina - suurepärane valik üldiste jaoks. Välja otsitud andmebaasist: esti
- Pffefer, J. (2016). Mida teeb meditsiiniline abiline? Välja otsitud andmebaasist: rasmussen.edu
- Study.com. (S.F.). Haldusassistendi kohustused. Välja otsitud: study.com