Kirjalikud suhtlusomadused, tüübid, elemendid, eelised



The kirjalik teatis kirjalikku koodi kasutab iga tüüpi suhtlus. Kuigi see põhineb samasugusel oraalsuse keelelisel süsteemil, on selle omadused erinevad. Seega, erinevalt teistest, on kirjalik vorm täiesti tavaline. See peab järgima eeskirju, mis on määratletud keele kehtestatud eeskirjadega.

Teisest küljest on kirjalik kommunikatsioon kõige tavalisem vorm ametlikuks suhtluseks inimeste vahel ja täidab erinevaid sotsiaalseid funktsioone. Selle kasutusviiside hulgas kasutatakse väga sageli mitmesuguste sündmuste dokumenteerimiseks ja inimestevahelise suhtluse läbiviimiseks.

Lisaks sellele on veel üks selle kõige olulisematest omadustest see, et see ei nõua saatja ja vastuvõtja kohalolekut samas ruumis ja ajal. Seetõttu saabub sõnum edasilükatud vormis ning kirjaniku (saatja) ja lugeja (vastuvõtja) suhtlus on väga piiratud.

Teisest küljest on kirjalik suhtlemine sisuliselt loominguline tegevus, mis nõuab teadlikku pingutust. See jõupingutus pärineb meele poolt tekitatud stiimulitest.

Selles erineb see suulisest, kus sensoorsed retseptorid koguvad neid väliselt. Kirjeldatud on aga sisemisest intellektuaalsest tegevusest.

Indeks

  • 1 Omadused
    • 1.1 Sõnumi vastuvõtmise edasilükkamine
    • 1.2 Piiratud tsüklid
    • 1.3 Vähe ruumi koondamiseks
    • 1.4 Eelplaneerimine
  • 2 tüüpi
    • 2.1
    • 2.2 Aruanded
    • 2.3 Brošüürid
    • 2.4 E-kirjad
    • 2.5 Ettepanekud
    • 2.6 Kirjad
    • 2.7 Telegrammid
    • 2.8 Faksid
  • 3 Kirjaliku suhtluse elemendid
  • 4 Eelised
    • 4.1 Ajaline püsivus
    • 4.2 Kontrollimehhanism
    • 4.3 Säilitamine
    • 4.4 Kõrgem peegeldustase
    • 4.5 Vähem moonutuste ja tõlgendamise võimalust
  • 5 Puudused
    • 5.1 Kulud
    • 5.2 Võime mõista tõhusalt
    • 5.3 Tagasiside
    • 5.4 Emotsionaalsuse väljendamise raskused  
    • 5.5 Viivitus või ebakindel vastuvõtmine
    • 5.6 Paindlikkuse puudumine
  • 6 Viited

Omadused

Sõnumi edasilükkamine

Kirjaliku suhtluse üks omadusi on seotud aja faktoriga. Näost-näkku suhtlusolukorras võtab vastuvõtja kohe vastu saatja kodeeritud sõnumid.

Kuid kirjalikus teatises on alati viivitus. Üldiselt ei ole selle viivituse jaoks kindlat tähtaega.

Piiratud tsüklid

Kommunikatsioonitsükkel koosneb neljast põhilisest kommunikatiivsest elemendist: saatjast, sõnumist koos sidekanaliga, vastuvõtjast ja vastusest või reaktsioonist. Kuna sõnumi vastuvõtmine toimub edasi lükatud, on kirjaliku suhtluse tsükkel piiratud.

Kuid tänu uutele edusammudele kommunikatsioonis ja teabes võimaldavad paljud kanalid tsükli viimase etapi (tagasiside või vastus) lõpule viia peaaegu samal ajal kui näost-näkku suhtlus. Nende näiteks on kiirsõnumiteenused.

Vähe ruumi koondamiseks

Kirjalik dokument piirab koondamise võimalust. Suulises suhtlemises toetavad žestid ja paraverbaalsed elemendid - näiteks intonatsioon - verbaalset keelt.

Kirjaliku teatise puhul ei ole see nii. Seetõttu on nõudluse tase kõrgem, sundides emitenti sõnasid täpsemini kasutama.

Tegelikult on kirjalikul suhtlemisel suur sotsiaalne väärtus. See hindamine väheneb sõnade kordumise ja samade süntaktiliste mustrite kasutamisega. Siin valitseb originaalsus ja isegi formaalne innovatsioon.

Varasem planeerimine

Üldiselt ei ole kirjalik kommunikatsioon eksprompt-toiming. Kirjutamisel on sageli täidetud mitmed tingimused või nõuded. Nende hulgas, kui otsitakse tõhusat suhtlemist, tuleb sõnumi sisu tervikuna ja selle sisemise liigenduse kohta olla selge..

Selleks peab emitendil olema tekstikorraldusskeem. Teksti edenedes koondatakse kõik sõnumi elemendid kuni asjakohaste ideede tähenduseni.  

Tüübid

Mis puutub kirjaliku suhtluse tüüpidesse, siis on nii palju kui erinevaid ja erinevaid inimtegevuse valdkondi. Sel viisil iga kord, kui mõned (telegrammid) kaovad ja teised ilmuvad (näiteks e-post). Järgnevalt kirjeldatakse ainult mõningaid neist.

Märkmed

Memo on organisatsiooni liikmete seas populaarne sisemise kirjaliku suhtluse vahend. See on vormi lühendatud kirjas, millel on minimaalsed viisakuse vormid ja kohene juurdepääs sõnumi konkreetsele objektile.

Seda tüüpi side puhul on eelnevalt kehtestatud formaadid. Põhireegliteks on õige kirjutamine ning isiklik ja hierarhiline austus. Kirjutamise viis peaks olema otsene ja ilma igasuguste tuttavusteta.

Aruanded

Aruanded on teist tüüpi kirjalik teatis. Neid saab kasutada kaubanduslikel, hariduslikel, õiguslikel või teaduslikel eesmärkidel.

Sõltuvalt aruande laadist ja eesmärgist võivad esineda eelnevalt kindlaksmääratud vormingud. Üldiselt peaks aruandes olema lühike sissejuhatus, peamised eesmärgid ja tulemused. 

Mõnel juhul on tulemuste mõistmise hõlbustamiseks lisatud graafikud ja tabelid. Samamoodi sisaldavad paljud aruanded soovituste nimekirja.

Brošüürid

Brošüürid on väljaanded, milles ettevõtted esitlevad oma tooteid ja teenuseid. Samuti avaldatakse need müügiesindajate abistamiseks klientide külastamisel.  

Ettevõtted toodavad brošüüre paljudes kujudes ja suurustes. Mõned brošüürid on kirjasuurused, teised aga volditud pooleks või kolmeks osaks.

Teisest küljest on neid iseloomustanud väga värvikas ja suured pildid oma peamistes toodetes või teenustes. Tekstid on vähe ja neil on palju tühja ruumi, et brošüüri saaks kergesti lugeda.

E-kirjad

E-kirjad on praegu väga levinud suhtlusvorm. Neid kasutatakse dokumentide saatmiseks, koosolekute korraldamiseks, kohtumiste kinnitamiseks ja tööandjate kontaktide saamiseks. Lisaks töötavad nad isiklike asjade lahendamiseks.

Vaatamata suhtelisele informaalsusele peavad e-kirjad järgima teatud tavapäraseid norme. Selleks määrab selle formaat saatjale, saajale, subjektile ja ruumi, kus sõnum peaks olema kirjutatud.

Isegi kui neid kasutatakse mittekaubanduslikel eesmärkidel, on teatud konventsioonid, mida tuleb järgida negatiivsete reaktsioonide vältimiseks. Nende hulgas võib nimetada nimede ja pealkirjade õiget kirjutamist, kirjavahemärkide nõuetekohast kasutamist ja lausete ja lõigete korrektset vormistamist.

Ettepanekud

Ettepanekud on dokumendid, mis kirjeldavad tulevasi projekte. Neil on tavaliselt ainult üks või kaks lehte. Need sisaldavad projekti iga konkreetse ülesande seotud kulusid.

Muid kulusid, mis ei ole projektile otsesed, võib muu hulgas kaasata trükkimis-, posti- ja postikulud.

Kirjad

Kirjad on üks vanimaid kirjaliku suhtluse vorme. Kirjade teema võib olla isiklik või kaubanduslik. Enne elektrooniliste vormide saabumist olid need väga populaarsed sidevahendid. Nagu e-kirjades, kasutati kaubanduslikult ka kaineid vorme ja lühikesi sõnumeid.

Isiklikud kirjad näitasid aga oma kirjalikult vähem tavapärasust. Hoolitsused olid minimaalsed. Teema arendamine oli sõnumi saatja ja vastuvõtja vahel mugav. Lehekülgede arvu piiras mõlema suutlikkus. Need on järk-järgult asendatud elektrooniliste sõnumitega.    

Telegrammid

Telegramm on kirja lühike ja lihtsustatud versioon. Siin hoitakse viisakuse valemid miinimumini ja mõnikord jäetakse need välja. Sõnumi tekst on kirja pandud, jättes välja suurima arvu sõnade ja säilitades mõistuse saavutamiseks vajaliku miinimumi.

Samamoodi olid viisakuse vormid üldiselt ja lühendatud vormid (härra, proua, proua ja teiste sarnased). Nagu ka kirjades, on nende kasutamine elektroonilise meedia edendamisel vähenenud.

Faksid

See oli elektrooniline sõnumite edastamise viis. Kuigi nii selle kirjutamine kui ka lugemine toimus kirjaliku paberiga, edastati see elektrooniliselt. Selle kasutamine on vähenenud tänu elektroonilise meedia kasvavale kasutamisele.

Kirjaliku suhtluse elemendid

Üldiselt leitakse, et kirjaliku suhtluse kolm põhielementi on struktuur (sisu vorm), stiil (kirjutamine) ja sisu (teema).

Struktuuri osas aitab see lugejatel seda teemat mõista. Seetõttu on soovitatav enne kirjutamise alustamist selgeks teha.

Seoses stiiliga on see seotud emitendiga kõigepealt. Siiski on oluline arvestada ka kirjaliku materjali võimalikke saajaid. Mõnikord on vaja kasutada lauseid või lühikesi lõikeid koos lihtsa sõnavaraga. Mõnikord peaks sõnum olema veidi pikem ja täpsem.

Lõpuks võib see teema olla väga mitmekesine. Kõik inimtegevuse alad võivad olla kirjaliku teatise objektiks. See hõlmab nii teaduslikke teemasid kui isiklikke, seaduste ja menetluste kaudu.

Eelised

Püsivus ajas

Kirjalik teatis on püsiv teabevahend. Seetõttu on see kasulik, kui arvestust on vaja hoida. Samamoodi on see väga oluline kohustuste õiges delegeerimises ning normide ja menetluste kehtestamises. Teisalt võimaldab see sõnumite korduvat päringut.

Kontrollimehhanism

Tänu oma püsivuse võimalusele ajakirjanduses on kirjalik kommunikatsioon ideaalne vahend. Kontrolllehed või tulemused, seadused, kokkulepped on muu hulgas dokumendid, mida kõige sagedamini töödeldakse selle sidevahendi kaudu.

Säilitamine

Kirjalik teatis on säilitamise kõrge tase. See võimaldab tal olla turvaline ja püsiv. Tehnoloogilised edusammud on muutnud teabe säilitamiseks muid võimalusi. Siiani on originaaldokumendis olev dokument siiski selle olemasolu ja originaalsuse lõplik tõend.

Kõrgem peegeldav tase

Inimesed, kes seda meediat kasutavad, kajastavad enne kirjutamist tõhusalt. Sõnumi kirjutamise toimumisele eelneb alati mõtteviis ja selle määratlemine, mida soovite väljendada. Isegi ise kirjutamine on peegeldusprotsess. Seetõttu on see kommunikatsioonirežiim ideaalne täpsuse ja täpsuse edastamiseks.

Vähem moonutuste ja tõlgendamise võimalust

Kirjaliku teatise kaudu edastatud sõnumite puhul on moonutamise võimalus väiksem. Selles sidesüsteemis on teave püsivalt registreeritud ja seda saab igal ajal kontrollida. Seega on teabe moonutamise või muutmise võimalus väiksem.

Teisest küljest on sõnumite tõlgendamisel vähem võimalusi. Kahtluse korral saab sõnumit uuesti lugeda nii palju kordi kui vaja, kuni see on täielikult mõistetav.

Samuti saab lugemise või uuesti lugemise kiirust kohandada sõnumi vastuvõtja mõistmise tasemele. Sel viisil on võimalik tagada, et kui nii saatja kui ka vastuvõtja hakkavad samu koode käsitsema, saabub sõnum vastavalt soovitud.

Puudused

Kulud

Kirjalik teatis ei ole majanduslik. Materjaliga (muu hulgas paber ja tint) on seotud kulud ja kirjutiste kirjutamiseks ja toimetamiseks kasutatud töö. Need kulud võivad suureneda sõltuvalt saatja ja vastuvõtja füüsilisest kaugusest.

Võime mõista tõhusalt

Kirjaliku suhtluse kasutamine väärib suurt oskust ja pädevust keele ja sõnavara kasutamisel. Kirjutamisoskuste puudumine ja tekstide halb kvaliteet avaldavad sõnumile negatiivset mõju ja seavad ohtu nende tõhusa mõistmise.

Tagasiside

Kirjalikus teatises sisalduv sõnumi tagasiside ei ole vahetu. Seda tüüpi side puhul on kodeerimise ja dekodeerimise protsess aeglane.

Sõltuvalt kasutatavast koodist võib arusaamine võtta kauem aega kui soovitud. Igal juhul on tagasiside sõnumi saaja, mitte emitendi jaoks mugav.

Emotsionaalsuse väljendamise raskused  

Olles peegeldav meedia, on kirjalikus suhtluses emotsionaalsuse väljendamine raskem. Tegelikult kasutavad luuletajad ja kunstnikud, kes kasutavad seda meediat ilu ja emotsioonide väljendamiseks, kasutama raskesti kasutatavaid meetodeid. Mõnikord on nad edukad, kuid teistes ei täida nad kunstniku emotsionaalsuse edastamise eesmärki.

Seda tüüpi suhtlust tuntakse külma, isikupäratu ja vastandina teiste kommunikatsioonivormidega, mis võivad sisaldada verbaalseid ja gesturaalseid omadusi. Sel põhjusel kasutatakse seda sagedamini teabe edastamisel, milles faktide täpsus on oluline.

Viivitus või ebakindel kättesaamine

Kirjaliku suhtluse meetod takistab sõnumi kättesaamist kohe. Mõnel juhul pole isegi võimalik kindlaks teha, kas sõnum jõuab soovitud vastuvõtjani.

Paindlikkuse puudumine

Paindlikkuse puudumine on kirjaliku suhtluse teine ​​puudus. Kui originaalsõnum on välja antud, puudub kiire sisu parandamise võimalus.

Kõiki vajalikke muudatusi peab tagama sõnumi saaja. Samuti mõjutab iga tehtud parandus, isegi osaline, kogu sõnumit.

Viited

  1. Inc. (s / f). Kirjalik teatis Võetud inc.com-st.
  2. Sehgal, M. K. (2008). Ärikommunikatsioon New Delhi: Excel Books India.
  3. Cabrera, A. ja Pelayo, N. (2001). Keel ja suhtlemine Caracas: rahvuslik.
  4. Bolaños, B. (1996). Kirjalik teatis. San José: EUNED.
  5. Suttle, R. (2017, 26. september). Kirjaliku ärikommunikatsiooni tüübid. Võetud bizfluent.com.
  6. Sckool (2017, veebruar 07). Kirjaliku suhtluse kolm põhielementi. Võetud sckool.org.   
  7. MSG (s / f). Kirjalik teatis - tähendus, eelised ja puudused. Võetud alates managementstudyguide.com.
  8. Äriühendus. (s / f). Kirjaliku suhtluse eelised ja puudused. Võetud ettevõttestcommunication.com.
  9. Ärisuhtlus. (s / f). Kirjaliku teatise puudused ettevõtluses. Võetud alates bizcommunicationcoach.com.