12 kõige olulisemat domineerivat kontorifunktsiooni



The domineerivad kontorifunktsioonid need on administratiivsed tegevused, mida ettevõtte, organisatsiooni või asutuse personal rakendab ja mis on vajalikud selle toimimiseks. Kui need on tehtud tõhusalt, on tulemused palju paremad, kui need on halvasti tehtud.

Tavaliselt on see töö regulaarselt esmaspäevast reedeni, mis algab kell 8 või 9 hommikul. ja see kestab kuni 4 või 5 p.m, kuigi see sõltub riikidest või piirkondadest.

Suurem osa kontoritööst nõuab põhioskusi, nagu sujuv suuline suhtlemine, kirjutamisvõime, toimik ja mõni kogemus kontoriseadmetega, nagu arvutid, koopiamasinad jne..

Sõltuvalt eeldatava positsiooni või vastutuse tasemest nõuab see, et isikul oleks tehniline, ülikooli või neljanda taseme haridus.

10 peamist ülesannet, mis domineerivad

1 - planeerimine

See on esimene ja kõige olulisem ülesanne, sest see seisneb selles, kuidas määratleda, kuidas organisatsioonilised meetodid ja struktuurid võivad äriplaanile kaasa aidata.

On olemas tehnoloogilisi vahendeid, mis aitavad neid meetodeid realiseerida meeskonnaliikmete vahel jagatud ülesannetes, kuid ainult hea planeerimine võib tagada, et kõik jõuab ettevõtte eesmärgi lisamiseni.

Üldplaneerimiseks on ettevõttes nõutav selge äri visioon ja teatud hierarhiline tase, kuid iga meeskonnaliige peab oma töö kavandama, et nad saaksid täita seatud eesmärke ja tähtaegu..

2 - Aruannete transkriptsioon ja / või kirjutamine

Ülesanne, mis igapäevaselt kontoris töötab, on igasuguste toetuste koostamine aruannetest, mis toetavad või täpsustavad nende ülesandeid või mis selgitavad teiste kolleegide seas üksikasju (taust, edusammud, tulemused, plusse ja jne), konkreetse projekti puhul.

Need kirjutised on ka selle organisatsiooni tegevuse registriks, kuhu see asutus kuulub, tulevaste auditite või ülevaatuste jaoks.

3. Kohtumine

Need on kohtumised töörühma liikmete vahel, kus vahetatakse ideid praeguste projektide kohta, esitatakse uusi ettepanekuid, esitlusi, aruandeid või aruandeid jagatakse.

Tavaliselt on nende eesmärk ühtlustada kõik kohalolijad ühise eesmärgi saavutamise suunas, määrates igale neist ülesanded, ülesanded ja tähtajad. Samuti aitavad need lahendada ülesannete täitmisel tekkida võivaid probleeme.

Neil on tavaliselt sagedus, kestus ja väga määratletud dünaamika. Ka arhiveeritakse need, mida nendes arutatakse, minutites või minutites.

4- Koosolekute ajakava

See on kõigi inimeste kohtumise koordineerimine, kes peaksid koosolekul olema nii, et nad saaksid kokku leppida kindlas kohas ja ajal.

See on ülesanne, mis võib olla valdav, seega võib tehnoloogiale tuginemine olla hea mõte. On rakendusi, näiteks ScheduleOnce, mis võimaldavad koosolekute ajastamist automaatselt, võimaldades külalistel näha saadaolevaid kuupäevi ja valida neile sobiva ajakava..

5- Kontrollige ettevõtte e-posti

See on ülesanne, mis võib aega võtta. 2016. aastal avaldatud Adobe'i aruanne, mille tulemuseks oli enam kui tuhande töötaja enesehooldatud uuring, näitab, et me kulutame iga nädal keskmiselt 20,5 tundi, kontrollides meie e-posti aadressi.

E-kirjade sortimine, lugemine ja sellele vastamine on väga levinud suhtlusvorm ja võimaldab mis tahes projekti või organisatsioonilise protsessiga seotud failide ja näitamiste vahetamist.

Kuigi ettevõtted otsivad pidevalt e-posti haldamise tõhusamaid vorme, on olemas ka selliseid rakendusi nagu Gmaili Smart Labels..

Teine võimalus selle ülesande sujuvamaks muutmiseks on standardse e-posti mallide või tekstide lisamine, mida saab saata minimaalsete muudatustega erinevatele saajatele ja erinevatele võimalustele..

6 Finantsjuhtimine

Selles ülesandes tuleb tagada, et raha täidab oma elutsüklit toodete ja teenuste ostmisel ja müümisel; kõik arved saadetakse, registreeritakse, makstakse ja saadetakse. Loomulikult on olemas kontorid, kus nad on pühendunud sellele.

See tegevus hõlmab ka finantskontode ja juriidiliste dokumentide ajakohastamist nii, et kõnealust organisatsiooni puudutav õiguslik raamistik ei tekiks probleeme..

7- Logistika

See funktsioon tagab, et kõik ettevõtte tööga seotud kaubad transporditakse ladudest ja klientidest. See hõlmab ka seost tarnijaga, et saada toorainet uute toodete valmistamiseks.

Selle funktsiooni eesmärk on tagada, et ettevõttel on kõik vajalik, et hoida oma turustatava kauba või teenuse tootmist.

8- Helista tähelepanu

Kontoris on samuti vaja vastata telefonile, kuna see on vahend kliendiga, tarnijate ja kaastöötajatega suhtlemisel. 

Kuigi see tundub olevat lihtne ülesanne, nõuab see teatud protokolli, sest see võib olla hääl, mida keegi väljaspool ettevõtet seostab selle pildiga. Seetõttu on oluline austada viisakuse eeskirju, säilitada institutsionaalne toon, vähendada hääle mahtu ja kasutatud sõnavara.

Teine oluline asjaolu, mida selle funktsiooni täitmisel mõnikord tähelepanuta jäetakse, on kirjutada võimalikult palju andmeid telefoni teisest küljest; See toidab ettevõtte kontaktandmebaasi ja võimaldab teil õigesti jälgida telefonivestluse käigus arutatud küsimust.

9 - Arhiivide korraldamine

Enamik kontoris täidetavaid ülesandeid tekitavad mõningaid dokumente: arved, märkmed, minutid, minutid, müügiaruanded jne..

Digitaalsel või paberkandjal on see teave, mis nõuab, et keegi vastutab selle kataloogimise, arhiveerimise ja kaitsmise eest vastavalt ettevõtte jaoks olulisele tasemele..

Just see viimane punkt - teabe kaitse - on probleem, mis on muutunud paljude organisatsioonide peavaluks, nii et tekib järjest rohkem vahendeid, protokolle ja protseduure, mis tagavad teabe arhiveerimise ja edastamise. tundlikud andmed organisatsioonis.

Mõnel juhul kasutatakse väliseid kõvakettasid, samas kui teistes on nendel juhtudel spetsiaalsed serverid või "pilv", näiteks Microsoft OneDrive, Google Drive või Apple iCloud..

10 - Ettevõtte posti levitamine

Ülesanne, mis vaatamata sellele, et akadeemilist koolitust ei nõuta, nõuab head korraldust, vastutust ja kiireloomulisust, on kirjavahetuse jagamine kontoris.

Mõningate disainilahenduste, panga poolt saadetava krediitkaardi, tarnija arve või valitsusüksuse vastuskirja visand on mõned dokumendid, mida iga töötaja võib oodata ja millest paljud teised protsessid võivad sõltuda. ettevõte.

11 - Klienditeenindus

See funktsioon on füüsiliselt abistada kliente küsimuste või kaebustega ettevõtte pakutavate toodete või teenuste kohta.

12 - Dokumentide printimine ja kopeerimine

See koosneb dokumentide trükkimisest, mis tuleb füüsiliselt salvestada või teha koopiaid nendest, mida tuleb hoida kahes eksemplaris või tarnida ettevõtte töötajatele..

Viited

  1. Audra Bianca (s / f). Office'i korralduse ja planeerimise nõuanded. Välja otsitud andmebaasist: smallbusiness.chron.com.
  2. Biz Trend (2015). 7 kontoritööd, mida saate ja peaksid automatiseerima. Välja otsitud: www.sba.gov.
  3. Dewei Caitlin (2016). Kui palju tunde teie elust olete e-posti teel töötanud? Proovige meie masendavat kalkulaatorit. Välja otsitud andmebaasist: washingtonpost.com.
  4. Laurie Reeves. Ametis töötavate töökohtade loend. Välja otsitud: work.chron.com.
  5. Mida teeb kontori assistent. Välja otsitud õppes.org.
  6. Mida täpselt inimesed kontoris töötavad. Välja otsitud: reddit.com.