Kontor ärimaailma funktsioonides, seadmetes ja materjalides



The büroo ärimaailmas esindab ettevõtte osa, kus saadud ja väljastatud andmeid töödeldakse, et edastada organisatsiooni poolt oma tegevuse või tegevuse tavapäraseks arendamiseks nõutavat teavet..

Selle tähtsust antakse, sest iga ettevõte, mis toodab kaupu või teenuseid, olenemata sellest, millises filiaalis ta on spetsialiseerunud, vajab inimesi, kes haldavad operatsiooni ja juhivad teisi haldusfunktsioone. Enamik neist inimestest töötab kontorites.

Töötajate arv kontoris võib varieeruda, kuid kõik organisatsioonid vajavad igat liiki ülesannete eest hoolitsemiseks kontoritöötajaid, olenemata nende tüübist või suurusest. Kontoritöötajad tegelevad ettevõtte erinevate aspektidega.

Need aspektid hõlmavad raamatupidamist, teksti- ja andmetöötlust, telekommunikatsiooni ja muid tegevusi. Neid on vaja kõigis majandussektorites, alates tootmisest kuni transpordini. 

Tehnoloogia annab kontoris põhilise panuse: võimaldab teha lühema aja jooksul suurema töö.

Indeks

  • 1 Funktsioonid
  • 2 Seadmed ja materjalid
    • 2.1 Kaubanduslik telefonisüsteem ja lauaarvutid
    • 2.2 Arvutid
    • 2.3 Arvutivõrk ja internetiühendus
    • 2.4 Multifunktsionaalsed printerid
    • 2.5 Paberilõikurid
    • 2.6 Koopiamasinad
    • 2.7 Videoprojektorid ja ekraanid
    • 2.8 Kaupmeeste seadmed
    • 2.9 Mööbel
    • 2.10 Kontoritarbed ja -varustus
  • 3 Näited töökohast kontoris
    • 3.1 Kirjanikud / toimetajad veebilehtedel ja ajalehtedes 
    • 3.2 Vastuvõtjad
    • 3.3 Raamatupidajad
    • 3.4 Juhid
    • 3.5 Helista tähelepanu-kõnekeskused
  • 4 Viited

Funktsioonid

- Ameti olulised teenused hõlmavad nii administratiivseid kui ka muid teenuseid organisatsiooni teistele osakondadele, mis ei saa toimida ilma kontorita.

- Büroo on organisatsioonis sama oluline kui aju inimkehas. Seetõttu on kontor ettevõtte aju. Ta kogub teavet erinevatest sise- ja välistest allikatest, registreerib selle, korraldab selle ja analüüsib seda juhtkonna käsutusse. Kontoris on saadaval igasugune teave, nii minevik kui ka praegune.

- Amet tegutseb ka vahendajana. Ühendage välismaailm erinevate osakondadega ja vastupidi. Kõik müügitellimused saadetakse kontori kaudu. Ühendage organisatsioon klientide, tarnijate, valitsuse ja üldsusega. Suhtekorraldus on tänapäeva kontorites väga oluline.

- See on kõigi äritegevuse keskmes; See on nagu haldusnärvi keskus. Kontorist saab teavet ostude, müügi, rahanduse ja kommunikatsiooni kohta.

- See on juhtimiskeskus; see on ettevõtte tegevuspõhimõte. Kui äri kasvab, delegeeritakse iga juht volitused teha oma otsuseid ja meetmeid. Seega on igal talitusel oma büroo, et hõlbustada juhtimist oma plaanide ja poliitikate kirjeldamiseks.

Mõned peamised tegevused, mis toimuvad kontorites, on järgmised:

  • Koosolekud.
  • Pöörake tähelepanu.
  • Nõustuge ettevõtte strateegiaga.
  • Leppige kokku eesmärkidega.
  • Füüsiliste ja arvutifailide korraldamine.
  • Klienditeenindus.
  • Dokumentide printimine ja kopeerimine.

Seadmed ja materjalid

Kontoriseadmed on arenenud, et võimaldada suuremat automatiseerimist. Office'i automatiseerimine tähendab masinate kasutamist korduvate ja tüütu ülesannete täitmiseks, mida inimesed varem tegid. Samuti aitavad meeskonnad töötajatel oma tööd kiiremini ja tõhusamalt teha.

Kontoris leiduvate seadmete hulgas on:

Kaubanduslik telefonisüsteem ja lauaarvutid

Need on peamised vahendid, mida kasutatakse otseseks suhtlemiseks klientide ja tarnijatega.

Arvutid

Teabe töötlemine, mis on praegu mis tahes büroo hing. Samuti on need tänu e-postile olulised suhtlemiseks.

Arvutivõrk ja Interneti-ühendus

Kui informatsioon on ettevõtte hing, siis arvutivõrgud on arterid, mis suunavad selle informatsiooni kõigis ärivaldkondades. Kohaliku võrgu Interneti-ühendamiseks on vaja Etherneti kaablit, marsruutereid ja modemit.

Multifunktsionaalsed printerid

Kui teave on digitaalne, tahame seda printida ja kui see on prinditud, siis tahame seda skannida. Teiselt poolt tahame seda vastu võtta või saata faksi teel. Need meeskonnad teevad seda kõike.

Paberilõikurid

Trükipaberi loomisel peate selle mitu korda hävitama. Amet vastutab selle teabe eest.

Koopiamasinad

Dokumentide koopiate tegemise alused.

Videoprojektorid ja ekraanid

Kasutatakse koosolekuruumis esitlusteks.

Kaupmeeste seadmed

Müügikohad ja kassaaparaadid.

Mööbel

Kontori mööbli sees leiame:

  • Toolid
  • Lauad
  • Korpused
  • Failikapid
  • Vaibad
  • Koosoleku tabelid

Kontoritarbed ja -varustus

Mõned kontori toimimiseks vajalikud materjalid ja tarvikud on:

- Valged paberilehed: kasutatakse printimiseks ja paljundamiseks, väikeste märkmete kirjutamiseks ja pabertahvlitele esitlemiseks.

- Rullpaber: termopaber faksi, etiketi lindi, müügipunkti jaoks.

- Trükitud vormid: arved, maksudeklaratsioonid, maksekviitungid, laua kalendrid.

- Sildid ja kleepuv paber: kaustade, hinnasiltide ja post-märkmete sildid.

- Trükitarvikud: tindikassetid ja toonerikassetid.

- Kaasaskantavad andmekandjad: USB-pulgad ja mälukaardid.

- Mehaanilised kinnitusvahendid: paberi- ja liblikatüüpi klambrid, klambrid.

- Keemilised kinnitusvahendid: läbipaistev kleeplint, liim.

- Puhastusvahendid: mopid, prügikastid, ringlussevõtu prügikastid, harjad, seep, õhuvärskendajad, desinfektsioonivahendid, paberkäterätikud ja tualettpaber.

- Väikesed masinad: paberilöökid, klammerdajad, riivistid, kummitihendid, numeratsioonimasinad ja pliiatsiteritajad.

- Füüsiline ladustamine: kaustad, ümbrikud, kastid, riiulid ja laua korraldajad.

- Kirjutusmaterjalid ja korrektorid: pliiatsid, pliiatsid, markerid, paranduslint, parandusvedelik ja kustutid.

Näited töökohast kontoris

Kirjanikud / toimetajad veebilehtedel ja ajalehtedes 

Kirjanikud ja toimetajad, olenemata sellest, kas nad kuuluvad töörühma või töötavad kodus, töötavad kontoris. Kirjanikud loovad sisu trükiste, veebilehtede ja blogide jaoks. Toimetajad korrigeerivad kirjutatud sisu.

Vastuvõtjad

Vastuvõtja töötab kontoris, mis võtab vastu kliente ja tarnijaid, kirjutab e-kirju, vastab telefonikõnedele, võtab vastu sõnumeid, saadab e-kirju, edastab telefonikõned konkreetsetele töötajatele ja esitab.

Klienditeeninduse esindaja peaks klientidele abistamiseks olema hästi informeeritud oma tegevusest, samuti tema toodetest ja teenustest. Peate vastama kõnedele ja e-kirjadele, võtma tellimusi ja väljastama tagasimakseid.

Raamatupidajad

Raamatupidajad või raamatupidajad töötavad kontorikeskkonnas. Nende ülesandeks on muu hulgas maksude ettevalmistamine, arvete maksmine, maksete vastuvõtmine.

Juhid

Kontori juhid haldavad büroo tööd. Nende tööülesanded võivad varieeruda töötajate töölevõtmisest, vallandamisest või ajastamisest, ülesannete delegeerimisest, uute töötajate koolitamisest, büroopoliitika loomisest ja jõustamisest, töörühma jälgimisest, olukordade lahendamisest ja arvutisüsteemide hooldamisest.

Kõnede hooldus-kõnekeskused

Inimesed, kes töötavad kõnekeskuses, vajavad telefonikõnedele vastamist selle ettevõtte klientidele, kelle jaoks nad töötavad. Peate andma neile vastused oma küsimustele, saama kaebusi ja töötlema tellimusi.

Viited

  1. Rob Waugh (2017). Mis järgneb kontoritehnoloogiale? Telegraaf. Small Business Connect. Välja võetud: telegraph.co.uk.
  2. Riiklik ülikool (2018). Arvuti ja kontori äritegevus - tänane büroo, äritegevuse jõud, äritegevuse suundumused, rahanduse maailm. Vastu võetud: careers.stateuniversity.com.
  3. Lucy Kellaway (2013). Kuidas arvuti vahetas kontorit igavesti. BBC News Võetud bbc.com-st.
  4. Vikipeedia, vaba entsüklopeedia (2018). Kontorihaldus Vastu võetud: en.wikipedia.org.
  5. Yajaira Gutierrez (2012). Kontori peamised mõisted. Välja võetud: pedageducomercial.blogspot.com.
  6. James Bucki (2018). Olulised kontoriseadmed äritegevuse alustamiseks. Tasakaaluoperatsioonid ja tehnoloogia. Võetud: thebalance.com.