Kõige olulisema formaalse kirja 10 iseloomustus

Ametlik kiri on kirjalik suhtlus kahe inimese vahel, kes võivad üksteist tunda või mitte, kuid kellel on igal juhul kauge ja lugupidav suhe, mis sunnib neid ametlikku keelt säilitama.

Seda, kes kirjutab kirja, nimetatakse saajaks või emitendiks; kes seda saab, on saaja või vastuvõtja. Ametlikku kirja kasutatakse tavaliselt ettevõtete, kõrgetasemeliste asutuste ja valitsusasutuste vahelise suhtluse jaoks..

Seda kasutatakse ka rahvusvaheliste auhindade, avalike kohtumiste või tunnustuste andmisel.

Ametlikes kirjades tuleb kõnekeel, tuttavus, idioomid ja tuteo jätta täielikult kõrvale. Üldiselt aktsepteeritud viisakujulised valemid peavad olema olemas ja vastama eelnevalt kindlaksmääratud struktuurile.

Oma formaalse olemuse tõttu peavad seda tüüpi tähed olema käsitsi kirjutatud või trükitud paberile ja saatma saajale suletud ümbrikus, kuigi on tõsi, et praeguses digitaalajastus kasutatakse ametliku kirja struktuuri suhtluseks, mis saadetakse e-posti teel. Viimane ei ole siiski kõige levinum ega soovitatav.

Ametlike kirjade 10 peamist omadust

1 - Ametlik keel

Ametlik keel nõuab sõnavara ja laitmatu grammatika ja õigekirja õiget kasutamist. Ravi peab olema kaugel ja lugupidav.

Saatja kohtlemine saaja suhtes peab olema sinu; kunagi ei tohiks olla õpetaja, sõltumata saaja vanusest või ulatusest või kui see on saatja poolt teada või mitte.

Kuigi keel peaks olema austav, ei tähenda see seda, et lahkust ja viisakust tuleks kõrvale jätta..

2. Konkreetne kavatsus

Ükski ametlik kiri ei ole kirjutatud ilma kindla kavatsusteta ja määratletud eesmärgita. Seda tüüpi kiri on mõeldud saajale teatamiseks või teabe saatmiseks, mida saatja seda nõuab.

Igal juhul püütakse saajale positiivselt muljet avaldada ja soodustada seda soodsalt, et side voog jätkuks kuni saatja eesmärkide saavutamiseni. Esitatud teave peaks olema võimalikult selge ja täielik.

3 - Pikkus

Ametlik kiri on tavaliselt lühike ja konkreetne, viidates otseselt eesmärgile pärast vastavate tervituste ja viisakuse reegleid.

Nagu tavaliselt institutsionaalsel, äri-, valitsusasutusel või kahel inimesel, kellel ei ole tihedat suhet, ei ole mõtet harrastada filiaale, kärpida või selgitada küsimusi, mis ei ole kesksed. Sel viisil ei tohiks üldjuhul formaalsed kirjad ületada 2 lehekülge.

4. Päis

Ametlik kiri peab olema kirjutatud selle kirjutanud asutuse või isiku ametlikule kirjatarvikule. Tavaliselt tehakse seda kirjaplankidel, kus võib ilmuda ainult asutuse või saatja nimi, kuigi see võib sisaldada ka selle aadressi..

Pärast seda peaks ilmuma kuupäev, millele eelneb koht (linn), kus te kirjutate.

On targem kirjutada kuupäev ilma lühenditeta, see tähendab tähtedega kirjutatud kuu ja aasta nelja numbriga. Tuleb joondada lehe paremale.

5- Ravi ja tervitus

Ravi peab olema ametlik ja sisaldama vastuvõtja positsiooni, elukutset või ulatust. Näiteks: president, doktor, professor, kindral jne, millele järgneb perekonnanimi. Vältige tervitusi eesnime, hüüdnimede või hüüdnimedega.

Kui saaja on paar, peaksite ennast kohtlema Issanda ja Daamina. Mõnes riigis käsitletakse asetäitjaid ja senaatoreid "auväärsetena", teistes võib olla "Illustrious Lord".

Sama juhtub teiste valitsusasutuste või aadlike pealkirjadega, seega on oluline teada iga riigi protokolli.

Kui te ei tea konkreetset saajat, saate kasutada isikupäraseid valemeid nagu "Kellele see võib olla seotud" või lihtsalt "Lugupeetud härra" või "Lugupeetud proua".

Tervituseks peaksite lisama mõned viisakuse reeglid, nagu näiteks "Kallis", "Austatud" jne. "Lugupeetud" vormi kasutatakse ka ametliku tervitusena.

6. Keha

Kiri sisu peaks algama ka mõningate viisakuse reeglitega, nagu: "Selle kaudu ...", "Ma kirjutan sulle ...", "Ma suhtun teid väga lugupidavalt ...", "Teeni seda ... jaoks või mõni vähem protokoll, näiteks "Kõigepealt saada südamlik tervitus ...".

Kirjas peaks olema lühikesed ja hästi struktureeritud lõiked. Sõnum peab olema täpne, konkreetne ja üheselt mõistetav.

Kui see on taotlus, tuleb see teha otse; kui see on informatiivne kiri, peaksite minema otse punkti. Pidage alati meeles, et saaja on hõivatud inimene, kes ei soovi tarbetute kõnede või raskesti mõistetava aja raiskamist.

7- Hüvasti

Hüvasti tuleks ümardada kirja keskne idee, tugevdada eesmärki ja edendada tegevust, mida saatja ootab saajalt ("Ma ootan teie vastust", "Loodan, et teave on kasulik" jne).

Kõige tavalisem ametlike kirjade sulgemine on "Lugupidamisega" või "Väga hoolikalt", eelistades neid vorme rohkem kõnekeelsetele, nagu "Südamlik tervitus", "Tervitused", "Kallistamine" jne..

Pärast seda peate asetama trükitud allkirja (ees- ja perekonnanimi trükitähtedega) ja saatja allkirja. T

See peab sisaldama ka saatja positsiooni või auastet, st "Dr.", "Ing.", "Prof", millele järgneb ees- ja perekonnanimi ning eraldi reas seisukoht: "Hindamiskomisjoni esimees", "suursaadik Argentina Vabariigi "," peasekretär "jne..

8- Muu teave

Kirja all ja pärast allkirja saab vajaduse korral lisada lisade selgituse või nende isikute nimed, kes saavad kirja koopia (tähistatud lühendiga "Cc").

Allpool ja lõpuks, võib näidata selle isiku initsiaalid, kes dikteeris kirja, st saatja õige kirja (suurtähtedega) ja selle koopia (väiketähtedega), nagu näidatud: ABC / def.

Olles eelnevalt arvestatud kiri, ei ole postkriptide kasutamine sama.

9 - ümbrik

Iga ametlik kiri tuleb saata ümbriku sees, isegi kui saatja ja saaja on sama hoone sees (näiteks suhtlus sama asutuse osakondade vahel).

Ümbrik peab olema suuruses vastavalt sellele, mida see sisaldab, nii et see ei muutuks liiga mahukaks. Täht peaks olema võimalikult väike (maksimaalselt 2 kuni 4 korda), sest peaaegu terve voldiga paber on palju elegantsem.

Saaja nimi ja andmed paigutatakse alati ümbriku esiküljele ja selle keskele. Saatja nimi ja andmed võivad olla ümbriku tagaküljel ja klapil või ümbriku esiküljel, üleval ja vasakul..

Ümbriku esiosa parem parem nelinurk on alati reserveeritud templitele või templitele.

See peab olema sisu hoolimatuse tagamiseks hoolikalt, kuid kindlalt suletud. Mõningatel juhtudel on väga protokollid või elegantsed, mis võib olla tihendatud vaha.

10 - Vastus

Igal ametlikul kirjal peab olema vastus. Sama peab olema kiire, kokkuvõtlik ja sama ametliku kirja lühikirjeldus.

Ametlik kiri ilma vastuseta loetakse abisaaja lugupidamatuks ja julmaks teguks, mis võib tekitada mõju, mis on täiesti vastupidine algselt taotletavale eesmärgile.

Viited

1. Ametlik kiri Välja otsitud es.wikipedia.org-st
2. 10 Ametliku ja mitteametliku kirja iseloomustus. Taastatud Características.co
3. Kiri ja selle elemendid. Taastati portaalis portaleducativo.net
4. Ametliku kirja iseloomustus. Taastatud klubi clubensayos.com
5. Ametlike kirjade iseloomustus ja funktsioon. Välja otsitud estudiaraprender.com