Jaga:
Ostutüüpide nõudmine, kuidas see on tehtud, tähtsus ja näited
Vormi vorm ostutaotlus Kas kasutajaosakonna või laopersonali koostatud dokument teavitab ostuosakonda tellitavatest toodetest, kogusest ja tarneajast. Ettevõtte ostmine algab nõuete kogumisega.
Pärast nende koostamist peate sellest teavitama ostuosakonda. Ostutaotlus on dokument, mis sisaldab nende nõuete loetelu. Pettuste ärahoidmiseks ei lubata osakondade juhil tavaliselt tellimusi otse tarnijatega või osta ettevõtte nimel..
Selle asemel on see, mis tegelikult tellimusi väljastab välistele tarnijatele, teine osakond, mida nimetatakse ostuosakonnaks. Erinevate osakondade juhid kasutavad ostutellimuse vorme, et teavitada sellest osakonnast, milliseid materjale on vaja omandada.
Ostutaotlused ja ostutellimused on võtmetähtsusega dokumendid objektide hankimisel, mida ettevõte vajab oma tööks, standardiseerides tellimisprotsessi sisemiselt ja väliselt.
Indeks
- 1 tüübid
- 1.1 Standard
- 1.2 Allhanked
- 1.3 Saadetis
- 1.4 Varude ülekandmine
- 1.5 Välisteenistus
- 2 Kuidas seda välja töötatakse?
- 2.1 Hankemenetluse protsess
- 3 Tähtsus
- 3.1 Alustage ostuprotsessi
- 3.2 See on kontrollivahend
- 3.3 Ettevõtte kaitsmine
- 3.4 Ostuprotsessi tsentraliseerimine
- 4 Näited
- 4.1 Näide 1
- 4.2 Näide 2
- 5 Viited
Tüübid
Ostupakkumise põhipunktid on järgmised:
- See on taotlus, mis esitatakse ostuosakonnale teatud materjalide nimekirja saamiseks.
- Vajadus ostukorralduse heakskiitmiseks.
- See on sisedokument; see tähendab, et see jääb organisatsiooni.
Saate luua ostutellimuse järgmiste tarnetüüpide jaoks:
Standard
Hankida tarnijatelt tarneid ja materjale nii tootmisprotsesside kui kontoritarvikute ja muu vara jaoks.
Allhanked
Tooraine tarnimine tarnijale ja seejärel lõpptoote saamine.
Saadetis
Selle eest tasutakse ettevõtte varustusse ja tarnijani salvestatud materjali.
TransfVarude tõhusus
Materjalide hankimiseks teisest osakonnast või piirkonnast, mis asub samas organisatsioonis.
Väline teenus
Välise tarnija teenuste hankimine, näiteks tehase hooldustööde teostamine.
Kuidas seda tehakse?
Põhiosad, mis moodustavad ostutaotluse, on järgmised:
- Taotluse number, mis võimaldab dokumendi identifitseerimist. See peab olema eelnevalt trükitud.
- Taotlev osakond.
- Taotluse esitamise kuupäev ja nõutud tarnekuupäev.
- Taotluse koostanud isiku nimi ja vastava loa andnud isiku allkiri.
- Nõutud andmeid tuleb kirjeldada üksikasjalikult, et vältida ebatäpseid andmeid. Summa peab olema täpne; on väga oluline paigaldada nõutav ühik (kilod, liitrid, ühikud jne).
- Ostuosakonna juhi allkiri, kes ostu heaks kiidab või ei kiida heaks.
- Kui tarnijatelt on juba küsitud noteeringuid, tuleb need tellimusele lisada.
Ostu nõudmise protsess
Ostutellimuse protsessi kasutavad organisatsioonid tarnetellimuste täitmiseks ja jälgimiseks. Need võivad olla midagi alates toorainest kontorimööbli ja palju muud.
Kui osakonnajuhataja leiab, et materjalid on väikesed, täitke taotlusvorm, mis sisaldab ülaltoodud väljad..
Ostutaotlus on vorm, mille ettevõtte osakond saadab ostuosakonnale, loetledes elemendid, mida soovite väliselt tarnijalt taotleda..
See protsess võimaldab kasutajatel tellimuse esitada, saada järelevalveasutuse heakskiidu ja mis kõige tähtsam, võimaldada välistel tarnijatel esitada hinnapakkumisi..
Kui ostuhaldur saab selles protsessis ostunõude, saab ta vaadata kogu päritoluga kasutaja saadetud teabe. Juht lihtsalt valib, kas nõue on heaks kiidetud või mitte.
Kui seda ei kinnitata, on otsuse tegemise põhjuse jaoks kasti ning sellest otsusest teavitatakse taotluse esitanud osakonda. Juhul, kui juht annab oma nõusoleku, on järgmine samm nõuda tarnijalt hinnapakkumist.
Olulisus
Alustage ostuprotsessi
Ettevõtte osakonnad vajavad alati nii tihti materjale; Ostutaotlus alustab ostuprotsessi. Ostiosakond tegutseb vastavalt dokumendi tugevusele.
Probleemi korral on dokumendiks tõendusmaterjal selle kohta, et osakond nõudis tarneid teatava teabevahetusega.
See on kontrollivahend
Kui puuduvad nõuetekohased kontrollid, võivad töötajad olla seotud pettustega, sest nad võivad taotleda materjale isiklikuks kasutamiseks.
Ostutaotlusega on kehtestatud meetmed tagamaks, et pettusi ei kasutata. Taotlus peab läbima mitu kätt, et tagada selle täpsus ja vajadus.
Kaitsta äri
Nõude täitmise korralduste rakendamisel välditakse pettuse võimalusi. Ka ettevõtte varad on kaitstud.
Ostuprotsessi tsentraliseerimine
Kui organisatsioon nõuab, et kõik rekvisiidid tehtaks keskselt läbi ostuosakonna, on kogu protsessi lihtne hallata.
Ka ostjad saavad kasu, sest nad saavad nüüd kokku osta ja kasutada paremaid tingimusi läbirääkimisteks organisatsiooni ostujõudu.
Näited
Näide 1
Taotluse nr: 00455
Kuupäev: 15. mai 2018
Taotleja nimi: Annaliese Corvo
Ametikoht: koolituse juhendaja
Osakond: personali koolitus
Taotluse põhjus: Kvaliteeditagamise koolituskursusel, mida antakse 16. – 20. Juuli 2018. aasta nädalal, tuleb kasutada järgmisi punkte..
- 01 pabertahvli markerite puhul.
- 12 pliiatsit.
- 01 flip chart 20 valge lehega: 1 meetri laiune ja 1,5 meetri pikkune.
- 12 tavalist sülearvuti normaalset suurust.
- 06 tahvli värvilised markerid.
- 12 kustutavat kummi.
- 12 sinist tindipliiatsit.
Lisatud on 2 kirjatarvete tarnijalt saadud hinnapakkumist.
Autor: Alberto Moreno
Ametikoht: personalijuht
Personalijuhtimine
Näide 2
Confecciones Tely tootmisosakond, S.A. Te peate tellima erinevaid materjale ja täitma tellimuse vormi. See vorm teavitab ostuosakonda, et need on vajalikud.
Ostuosakond võib saadud rekvisiidi heaks kiita või sellest keelduda. Heakskiidu korral luuakse ostutellimus.
Ostutellimus saadetakse tarnijale toodete ostmiseks. Tarnija toodab ja edastab tooted arvega.
Vastuvõttev osakond saab tooted vastu ja edastab vastuvõtuaruande raamatupidamisosakonnale.
Kui kõik dokumendid on vastavuses, väljastab raamatupidamisosakond arvele kinnituse sularahale, mis näitab, et makse saab teha tarnijale..
Viited
- Äri sõnaraamat (2018). Ostutaotlus. Välja võetud: businessdictionary.com.
- MyAccountingCourse (2018). Mis on ostutaotlus? Välja võetud: myaccountingcourse.com.
- Metsa aeg. Erinevus nõudmise ja ostutellimuse vahel. Small Business - kroon. smallbusiness.chron.com.
- Dani Hao (2018). Mis on ostutaotlus ja miks see on teie ettevõtte jaoks oluline. Hanke. Vastu võetud: blog.procurify.com.
- Õpetuspunktid Punkt (2018). SAP MM - ostupäring. Välja võetud: tutorialspoint.com.