Ostiosakonna funktsioonid, funktsioonid ja tähtsus

The kaubanduskeskus on osa ettevõttest, mis vastutab kogu tooraine, varuosade, teenuste jms hankimise eest organisatsiooni nõudmisel. Pakub teenust, mis on paljude tööstus-, jae- ja sõjaliste organisatsioonide selgroog.

See tagab, et ettevõtte käitamiseks vajalikud tarned on sorteeritud ja neid hoitakse varudes. See osakond on eduka tarneahela juhtimise keskmes ning vastutab tellitud toodete maksumuse minimeerimise, varude taseme kontrollimise ja tugevate suhete loomise eest tarnijatega.

Hea ostuosakond nõuab tarnijatelt kvaliteeti ja järgib tellimusi algusest kuni vastuvõtuni. Aita teistel osakondadel tuvastada vajadusi, hallata rekvisiidiprotsessi ja saada konkurentsivõimelisi hindu. Eelarve täitmisel tagavad nad tavaliselt kontrollerid.

Indeks

• 1 Omadused
  • 1.1 tegutsema kõrgema juhtkonna usaldusväärsetena nõustajatena
  • 1.2 Edendada tarnijate innovatsiooni
  • 1.3 Anda teadmisi peamiste tarnijaandmete kohta
  • 1.4 Tarneahela riski juhtimine ja vähendamine
  • 1.5 Edendada agileerivat personali ja talentide arengut
• 2 Funktsioonid
  • 2.1 Materjalide hankimine
  • 2.2 Hinnake hindu
  • 2.3 Tarnijate eelnev heakskiit
  • 2.4 Track tellimused
  • 2.5 Kontoritöö
  • 2.6 Poliitika järgimine
• 3 Tähtsus
  • 3.1 Saage madalamad kulud
  • 3.2 Vältige materjalide puudulikkust
  • 3.3 Kvaliteedi parandamine
  • 3.4 Suhete juhtimine
  • 3.5 Innovatsiooni otsimine
• 4 Viited

Omadused

Tegema kõrgema juhtkonna usaldusväärseteks nõustajateks

Ostude osakond on kaasatud ettevõtte planeerimisse ja eelarvesse kõrgel tasemel. See võimaldab projekteerida pöördprojekteerimise kulusid ja uurida alternatiive, mis on potentsiaalselt odavamad ja / või kõrgema kvaliteediga..

Viige innovatsiooni tarnijatelt

Enam kui lihtsalt madalaima hinna nõudmine teeb ostuosakonnaga koostööd tarnijatega, et vähendada oma toodete ja teenuste kulusid.

Nad on tihedalt seotud innovatsiooni elutsükliga, alates algsest ideest kuni tootmise ja pideva täiustamiseni.

Anda teavet peamiste tarnijaandmete kohta

Ettevõtted saavad seda teavet kasutada ennustava analüüsi loomiseks, mis annab sügavama ülevaate turgudest.

Halda ja siluda tarneahela ohtu

Majanduskriisid on õpetanud väärtust olla valvsad tarnijate stabiilsuse suhtes. Ostuosakonnal on selles valdkonnas palju teravam nägemus kui ükskõik milline muu organisatsiooni osa.

Edendada jõulist personali ja talentide arengut

Ostjaosakonnale sobivate kandidaatide leidmiseks on vaja ületada funktsionaalsed ja geograafilised piirid.

Mõnel juhul on vastus allhanke või jagatud teenuste organisatsioonide kasutamine.

Funktsioonid

Materjalide hankimine

Tootmisettevõtte puhul võib see hõlmata toorainet, kuid see võib hõlmata ka tööriistu, masinaid või isegi müügimeeskonna ja sekretäride vajalikke kontoritarvikuid..

Jaekaubanduses peab ostude osakond tagama, et riiulitel või kauplustes oleks alati piisavalt tooteid, et säilitada kauplus hästi varustatud.

Eriti oluline on hoida laoseisu mõistlikul tasemel. Suurte rahasummade investeerimine varude üle võib põhjustada varude probleeme ja kapitali puudumist muud liiki kulutuste jaoks, nagu teadus- ja arendustegevus või reklaam.

Hinnake hindu

Ostuosakond vastutab pideva hindamise eest, kas te saate materjale parima võimaliku hinnaga, et maksimeerida kasumlikkust.

Teil on vaja hindu võrrelda, et leida parimad tarnijad, kellel on ettevõtte konkreetse suurusega tellimuste jaoks kõige mõistlikumad hinnad.

Ostuosakond saab suhelda alternatiivsete tarnijatega, pidada läbirääkimisi parema hinnaga suurema tellimuse hindade üle või selgitada välja võimalus saada madalama hinnaga tooteid teistest erinevatest allikatest..

Tarnijate eelnev heakskiitmine

Ostuosakond hindab tarnijaid hindade, kvaliteedi, klientide arvamuste ja tellimuste täitmise aja järgi, koostades heakskiidetud tarnijate nimekirja.

Jälgi tellimusi

Tellimused on dokumenteeritud ostutellimuse vormidega. Need täpsustavad tellitud materjalide kohta olulist teavet ja taotletud kogust.

Neid vorme kasutatakse selleks, et tagada tellitud toodete vastuvõtmine ja jälgida tellimuste täitmiseks kuluvat aega.

Kontoritöö

Ostuosakond tegeleb kõigi materjalide ostmise ja tarnimisega seotud dokumentidega.

See tähendab, et peame tegema tihedat koostööd raamatupidamisosakonnaga, tagamaks, et raha ostmiseks on piisavalt raha, et rahavood sujuvad ja kõik maksed tehakse õigeaegselt..

Poliitika järgimine

Enne ostu sooritamist peab ostuosakond tagama, et ta täidab eelarve soetamiseks ja heakskiitmiseks vajalikke formaalsusi ning peab tagama, et materjalid ostetakse organisatsiooni üldise poliitika kohaselt..

Olulisus

Saage madalamad kulud

Ostude osakond mängib olulist rolli ärikasumi maksimeerimisel. Võrdle hindu ja pidage läbirääkimisi tarnijatega, et ettevõte saaks vajalike toodete parima hinna.

Samuti võib see säästa, kasutades ära tagatisi ja allahindlusi, mida tavapäraselt mitte-spetsialistid unustavad.

See aitab säästa, pakkudes ettevõtte kulul paremat läbipaistvust. See võimaldab läbirääkimisi paremate lepingute üle ja vabastada rahavoog.

Vältida materjalide puudulikkust

Ostiosakond peab kindlaks tegema, millised tooted on ettevõtte jaoks kriitilised ja võtavad vajalikud meetmed oma tarneahela kaitsmiseks.

Tagamaks, et ebapiisavad materjalid ei mõjuta tootlikkust, kasutab ostude osakond selliseid meetodeid nagu mitmekordne tarne.

Mitme allika kasutamine tähendab, et kasutatakse mitmeid samu tooteid pakkuvaid tarnijaid. Kui ühe tarnijaga tekib probleem, saab tellimuse tõrke kompenseerimiseks teisele suurendada.

Kvaliteedi parandamine

Ostuosakond aitab parandada kvaliteedi saavutamise eesmärke. Seejärel jälgib see nende eesmärkide täitmist.

Kvaliteedinäitajate mõõtmine on äärmiselt oluline, kui kasutatakse atribuutide näitajaid, näiteks vastupidavust, toote välimust või tarnimise õigeaegsust.

Teeme tihedat koostööd tarnijatega nende protsesside arendamiseks ja kvaliteedi parandamiseks.

Suhete haldamine

Ostuosakonna väljakutse on teha tarnijale huvi selle ettevõttega töötamiseks. Tehke tarnijale pikaajaline suhe.

Osakond peab ka juhtima suhteid ettevõttes. Te peate töötama koos sisemise sidusrühmadega, näiteks turunduse, rahanduse, logistika ja levitamisega, et tagada kõigi vastavus.

Otsi innovatsiooni

Kuna ostuosakond on alati kontaktis mitmete väliste ettevõtetega, on see ideaalne positsioon, et omandada uuenduslikke tooteid, mis võivad pakkuda ettevõtjale konkurentsieelist hinna, kvaliteedi või mugavuse seisukohast..

Viited

1. Alexis Writing (2018). Millised on ostuosakonna funktsioonid organisatsioonis? Small Business - kroon. smallbusiness.chron.com.
2. Vikipeedia, vaba entsüklopeedia (2018). Ostuhaldus. Vastu võetud: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Ostuosakonna rollid äris. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 viisi, kuidas ostuosakond teie ettevõtet parandada saab. Välja võetud: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). Maailma klassi hankeorganisatsioonide viis tunnusjoont. Forbes. Välja võetud: forbes.com.