Kõige silmapaistvama sekretäri 7 ülesannet

Peamised sekretäri ülesandeid Nende hulka kuulub päevakorra haldamine, avalikkuse teenindamine ja konfidentsiaalse teabe haldamine. Kas isik, kes vastutab haldusabi ülesannete täitmise eest kontoris.

Seda positsiooni võib kasutada mees või naine, kuigi kõige tavalisem on see, et seda kasutab naine.

Tavaliselt vastutavad nad teatud hierarhiaga inimeste konfidentsiaalsete küsimuste eest, nagu näiteks direktorid, juhid, presidendid. See muudab need täidesaatva organi paremale käele, kellele nad töötavad.

Kui ettevõte on väike, on sekretäri suurim töökoormus seotud kontori põhiülesannetega.

Mõned maailma riigid pühendavad aasta erilist päeva tänada ja tähistada oma tööd. Näiteks Colombias, Peruus ja Mehhikos on sekretäri päev 26. aprill, Venezuelas aga 30. september..

Sekretäri 7 peamist ülesannet

Sekretäri ülesanne on anda oma ülemusele tuge ja koostööd, et ta saaks täielikult täita oma rolli organisatsioonis ilma viivitusteta või häireteta.

Kuigi ettevõtte olemus mõjutab sekretärilt nõutavat tööd, võib öelda, et selle põhiülesanded on:

1 - Päevakorra juhtimine

Sekretäri ülesanne on ajakohastada selle isiku päevakorda, kelle jaoks ta töötab. Seal peaksite kajastama kogu oma tööd ja kohati isiklikke kohustusi.

Samuti peate pidama arvestust kõigi inimeste ja asutuste kohta, kellega teie tööandja peab vastama.

Sekretäri päevakord on tavaliselt tegevjuhtkonna register, kellele ta töötab.

2 - Tähelepanu avalikkusele

Avalikkuse tähelepanu on üks kõige olulisemaid ülesandeid, mida sekretär peab täitma. Te peate vastama kõnedele ja registreerima nende põhjused, samuti kõik andmed, mis võimaldavad teie tööandjal selle küsimusega tegeleda.

See on ka isik, kes saab kontorisse külastajaid. Seepärast on oluline, et sekretär säilitaks pildi, mis oleks kooskõlas töökoha ettevõtte mainega.

Teie roll ei ole mitte ainult tervitada ja teha külastajatele meeldivaks, vaid ka anda esimesed juhised ja juhised ettevõtte organisatsiooni kultuuri ja sisemiste protsesside kohta..

3 - dokumendihaldus

Lisaks sellele, et sekretär kirjutab, loeb, reageerib ja faileerib enamiku teie tööandja kirju, teatisi, memosid ja e-kirju, lisaks sellele, et teie ülemus võtab vastu ja haldab teie ülemuse vastavust..

Selleks on mugav, et haldate teatud rakendusi tarkvara mis võimaldab teil selliseid dokumente kiiremini ja kiiremini ette valmistada.

Nende pädevuste spetsiifilisus sõltub töövaldkonnast, mis on vajalik selles valdkonnas, kus nad töötavad..

Sekretär haldab oma ülemuse kontaktandmebaasi ja esitab kirjaliku kirjavahetuse, samuti kogunemisprotokolli ja muud kontoris olevad dokumendid.

Tavaliselt võtab sekretär tähtsate kohtumiste asjus teadmiseks.

4- Tundliku teabe (sise- ja välisteabe) käitlemine

Nende funktsioonide hulgas, mis eristavad head sekretäri, on korrektselt ja tõhusalt töödeldav kogu teave selle ettevõtte või asutuse tegevuse jaoks, kus te töötate.

Näiteks peaksite kontrollima juriidilisi dokumente, mida valitsusasutused võivad igal ajal nõuda.

Samuti on võimalik saada teavet keskkonna või mõne sellega seotud osaleja kohta. Seda teavet tuleb hallata diskreetselt, tõhusalt ja õigeaegselt.

5. Ameti korraldus

Sekretär peab muu hulgas kasutama kontori seadmeid ja mööblit ning hoidma neid: telefonid, koopiamasinad, printerid, projektorid, mööbel, kapid..

Kes kontrollib tarnete ja kontoriseadmete inventari. Samuti säilitab see füüsilisi ja elektroonilisi failisüsteeme nii, et teave oleks vajaduse korral kergesti kättesaadav..

Sekretäril peab olema puhas ja organiseeritud tööruum, kuna see on tavaliselt üks esimesi asju, mida inimesed väljaspool firma näevad oma sissesõidu ajal..

6. Ettekannete koostamine

Tavaliselt peab täitevvõim esitama oma aruanded esitluste kujul, mis koondavad ja hierariseerivad informatsiooni. Selle ülesande täitmiseks palub ta tavaliselt oma sekretärilt abi.

Sekretariaadis olev isik peaks tagama, et seal kuvatav teave kajastaks õigesti andmeid, mida tema ülemus soovib jagada.

Peaksite ka teadma, et tegemist on õigekirjavigu sisaldava esitlusega, mis on kooskõlas ettevõtte graafilise identiteediga.

7 - Halduslik järelevalve

Samuti on sekretäri ülesanne olla teadlik poliitika või protseduuride järgimisest, mis on vajalikud selle ettevõtte või asutuse varade hooldamiseks, kus ta töötab..

Vastavalt teie ülemuse hierarhilisele tasemele saab sekretär kinnitada nende andmete täpsust, mis kajastavad eelarveoperatsioonide üksikasju.

Sekretär peab tegelema juhtimiskontrolli ja ressursside nõuetekohase haldamisega büroos.

Virtuaalne sekretär

Online-töökohtade tõusuga kaasneb sekretäride arv võrgus või virtuaalsed assistendid.

Need sekretärid teevad enamiku ülalkirjeldatud ülesannetest kaugjuhtimisega. Nendel juhtudel küsivad sekretärid oma teenust tunni või projekti järgi.

Viited

1. Kultuuri raha (2015). Sekretäri neli põhifunktsiooni. Välja otsitud andmebaasist: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Sekretäri ülesannete loetelu. Välja otsitud: work.chron.com
3. Pymex (2016). Halduse sekretäri ülesanded ja kohustused. Välja otsitud andmebaasist: pymex.pe
4. Vabatahtlik nüüd (s / f). Milline on sekretäri roll? Välja otsitud andmebaasist: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Millised on sekretäri assistendi ülesanded? Välja otsitud: pyme.lavoztx.com