Mis on dokumentide elutsükkel?

The dokumentide elutsüklit koosneb järjestikustest etappidest, mille kaudu fail läbib kogu selle kasuliku eluea. Need etapid, alates dokumendi loomisest, kõikidest selle kasutusviisidest ja muudatustest kuni hävitamise või püsiva esitamise ajani.

Dokumentide elutsükli kontseptsioon loodi Ameerika Ühendriikides pärast Teist maailmasõda. See oli tingitud vajadusest leida sobiv viis suure hulga kogutud failide haldamiseks.

Iga distsipliin käsitleb dokumentide elutsüklit erinevalt, võttes arvesse nende lähenemisviisi ja toimiku laadi.

Näiteks võib juriidilise dokumendi elutsüklil olla erinevad akadeemilise dokumendi etapid.

Igal juhul peaksid dokumendi säilitamise, säilitamise või selle õige kasutamise kaalutlused olema erinevad. Samuti on teie elutsükli etappidel ka erinevad lähenemisviisid.

Näiteks võib ettevõtte vanuse tõttu olla ettevõtte või valitsusüksuse jaoks väärtuseta dokumente. Neil samadel arhiividel on muuseumi jaoks siiski ajalooline väärtus.

Teine oluline erinevus on analoog- ja digitaalsete dokumentide vahel. Kuigi tähtsus peitub dokumentide sisus, tähendab digitaalsete failide olemasolu nende käitlemise ja elutsükli etappide eripära..

Dokumentide kolmeaastane vanus

Aastal 1972 tegi ajaloolane Carlos Wyffels ettepaneku kolme vanuse teooria kohta. Vastavalt sellele on dokumendid objektid, millel on elutähtis protsess, mille käigus nende kasutusalad transformeeritakse.

Üldiselt kasutatakse dokumente intensiivselt vahetult pärast nende loomist ja teatud aja jooksul.

Aja jooksul vähendatakse seda kasutamist siiski seni, kuni see täielikult peatub, kuna need on arhiveeritud või hävitatud.

Wyffelsi sõnul jaguneb see tsükkel, mille kaudu kõik dokumendid läbivad, kolmeks vanuseks: halduslik või aktiivne vanus, vahe- või poolaktiivne vanus ning passiivne või ajalooline vanus..

Halduslik või aktiivne vanus

See viitab dokumendi aktiivsele perioodile. See algab selle loomise hetkest ja läbib erinevate etappide, kus seda sageli konsulteeritakse, edastatakse ja jagatakse.

Näiteks algab avaliku teenuse pileti halduskestus selle loomisel. Seejärel liigub see piiratud aja jooksul edasi: kui postimees seda edastab või saadab selle e-posti teel, kui seda konsulteeritakse ja millal seda makstakse.

Vahe- või poolaktiivne vanus

See on periood, mil dokument on kaotanud kasulikkuse, mille jaoks see on loodud. Seetõttu ei ole sellel nii aktiivne kasutamine kui haldusajastul. Siiski on see säilitatud ja seda saab harva konsulteerida.

Näiteks algab teenuse pileti vahepealne aeg siis, kui pärast makse tegemist on see kausta. On väga tõenäoline, et teda ei konsulteerita kunagi uuesti, kuid mis tahes mure korral jääb see arhiveerituks.

Dokumentide poolaktiivne eluiga võib muutuda vastavalt dokumendi tüübile ja kontekstile. Näiteks võib juriidilisel dokumendil olla aktiivsem elu kui avaliku teenindamise pilet.

Mitteaktiivne vanus või ajalooline vanus

See viitab failide lõppperioodile. Kuid kõigil failidel ei ole sama sihtkohta. Sõltuvalt nende olemusest võib neid muuta ajalooliseks või hävitada.

Ajaloolised arhiivid on need, millel on kultuuriline või teaduslik väärtus. Seetõttu püütakse selles etapis säilitada säilitamismeetodeid, et neid võimalikult hästi säilitada..

Dokumentide elutsükli etapid

Kolme vanuse teooria näeb üldiselt ette põhilised faasid, mille kaudu kõik dokumendid läbivad.

Siiski on ka teisi spetsiifilisemaid etappe, mis määratlevad dokumentide kasulikkuse ja manipuleerimise.

Dokumendi läbimise etapid sõltuvad selle väärtusest, kasutamisest ja kontekstist. Nende omaduste kohaselt määratakse kindlaks, millised etapid peavad läbima ja millised on nende tehnilised ja halduslikud lahendused..

Need on mõned peamised etapid, mille kaudu dokument kulgeb selle kasuliku eluea jooksul:

1-loomine: koosneb dokumendi loomisest kas trükitud või digitaalsel kujul.

2-hoiustamine: Vastavalt dokumendi vormingule salvestatakse see füüsiliselt või digitaalselt. Mõnel juhul võetakse arvesse ka digiteerimisetappi, kui see on protsessi osa.

3-kategooria: viitab dokumentide korraldamisele, liigitamisele või indekseerimisele vastavalt igas kontekstis kehtestatud parameetritele.

4-ülekanne: see viitab dokumendi saatmisele ja / või edastamisele vastavalt selle omadustele. Tegelikkuses võib see viidata kohaletoimetamisele füüsilise posti teel või e-posti saadetisena vastavalt vajadusele..

5-levitamine: selles etapis viidatakse dokumentidele, mis on üldkasutatavad või vajavad, seega tuleb need pärast nende loomist avalikustada teatavale inimeste rühmale.

6-ühine kasutamine: Praegu saab faile kasutada kasutamiseks ja jagamiseks. See etapp on hiljutine ja seda peetakse ainult digitaalsete dokumentide jaoks.

7-konsultatsioon: viitab sellele etapile, kus dokumendid on korraldatud eesmärgiga neid tutvuda. Selle protsessi jooksul on turvalisuse ja / või juurdepääsetavuse sätted väga olulised, sõltuvalt sellest, millise avalikkuse jaoks on teave kättesaadav.

8-esitamine või hävitamine: See on kõigi dokumentide elutsükli viimane etapp. See vastab hetkele, mil otsustatakse, kas sellel on piisavalt ajaloolist väärtust säilitada või vastupidi, see hävitatakse.

Ressursid

1. Darmouthi kolledž. (S.F.). Dokumendi elutsükkel: mõisted, toetavad tehnoloogiad ja rakendused. Välja otsitud andmebaasist: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Dokumentide elutsükkel: 3-aastaste teooria. Välja otsitud andmebaasist: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Mis on elektroonilise dokumendihalduse elutsükkel? Välja otsitud andmebaasist: documentmedia.com
4. Rouse, M. (S.F.). Dokumendi elutsükkel. Välja otsitud: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Dokumentide elutsükkel - Hispaania arhiivisüsteem. Taastatud: normadat.es.