Täitevsekretäri profiil, vajalikud oskused ja funktsioonid

The täitevsekretär on töö või elukutse, mille eesmärk on pakkuda ettevõtte või organisatsiooni kõrgetasemelistele töötajatele maksimaalset tuge. See, kes korraldab ja haldab juhtide ajakava ning aitab neil täita mitmesuguseid haldusülesandeid.

Eesmärk on aidata kaasa ettevõtte üldisele tõhususele, tagades, et kõik talle määratud haldusülesanded viiakse läbi õigeaegselt ja tõhusalt. Sekretär on isik, kes pakub haldusabi. Nad võivad täita selliseid ülesandeid nagu kirjutamine ja esitamine, telefonile vastamine ja sõnumite edastamine.

Teisest küljest teeb täitevsekretär või haldusassistent ka osa nendest tegevustest koos büroo koordineerimisega, tootearendusega, suhtlemisega tarnijatega, toodete tellimisega ja andmebaasi loomisega..

Tavaliselt saavad täitevsekretärid kõrgemaid palku kui sekretärid, sest nad täidavad kõrgetasemelisi funktsioone ja kiirendavad kontorite tootlikkust.

Indeks

• 1 Nõutav profiil
• 2 Vajalikud oskused
• 3 Funktsioonid
  • 3.1 Vastutus
• 4 Viited

Nõutav profiil

- Bakalaureusekraad ärijuhtimises või sellega seotud valdkondades.

- Tõestatud kogemus täitevsekretäri või sarnase haldajana.

- Peab olema integreeritud Microsoft Office'i juhtimises ja tarkvaras „back-office”, näiteks ERP-süsteemides.

- Sügavad teadmised peamiste raamatupidamisbüroode ja -protseduuride haldamisest ning asjaomases tööstuses kasutatavast tehnilisest sõnavarast.

- Teadusuuringute põhimeetodite ja aruandlusmeetodite tundmine.

- Suurepärane organisatsiooni ja aja juhtimise oskused.

- Väljapaistvad suhtlemis- ja läbirääkimisoskused.

- Ausus ja konfidentsiaalsus.

Täitevsekretärid peavad olema kiireid spetsialiste, kellel on suured ajahalduse ja multitegumtöötlusvõime võimalused. Töötajad saavad oma juhtimisülesannetele keskenduda oma juhtimisülesannetele, hoolimata teiste ülesannete täitmisest.

Paljud juhid tuginevad oma täidesaatva sekretäri ülesannetele, et koordineerida igapäevaseid ülesandeid ja hoida neid päevakorras. Neil on vaja palju taktitunnet ja enesekindlust kui juhi aja eestkostjaid.

Vajalikud oskused

Täitevsekretärid peavad olema tõhusad sellistes põhioskustes nagu kirjutamine, grammatika, õigekirja ja kirjavahemärgid ning neil peab olema kogemus kontoriseadmete ja tavaliste tarkvararakenduste kasutamisel, nagu tekstitöötlus, arvutustabelid ja graafika.

Samuti peavad neil olema suurepärased oskused, et juhtida aega ja suutlikkust, et tõhusalt tegeleda erinevate kohustustega.

Teisest küljest vajab täitevsekretär ka muid omadusi, nagu hea otsus, diplomaatia, kaalutlusõigus ja võime iseseisvalt probleeme lahendada.

Nad vajavad tugevat suhtlemisoskust, et suhelda avalikkusega, kirjutada aruandeid ja vaadata välja trükiseid.

Kuula aktiivselt

Peab teadma, et pöörata täielikku tähelepanu sellele, mida teised inimesed ütlevad, võttes aega, et mõista tehtud punkte, esitada küsimusi ja mitte katkestada sobimatul ajal.

Lugemise mõistmine

Täielik arusaamine tööga seotud dokumentidest ja kirjalikest lõikudest.

Ajahaldus

Tea, kuidas tõhusalt hallata nii oma aega kui ka teiste aega.

Teades, kuidas rääkida

Rääkige selgelt teiste inimestega, et saaksite teavet tõhusalt edastada.

Kirjutamine

Kas teil on tõhus suhtlemine kirjalikult vastavalt sellele, mis on publikule kõige sobivam.

Kriitiline mõtlemine

Loogika ja põhjenduste kasutamine alternatiivsete lahenduste tugevate ja nõrkade külgede tuvastamiseks, järeldused või lähenemised probleemidele.

Proaktiivne õppimine

Mõista uute andmete mõju probleemide lahendamiseks ning praeguste ja tulevaste otsuste tegemiseks.

Koordineerimine

Meetmete kohandamine seoses teiste tegevustega.

Ülevaade

Enda, teiste inimeste või organisatsioonide tegevuse ülevaatamine ja hindamine paranduste tegemiseks või parandusmeetmete võtmiseks.

Funktsioonid

Täitevsekretär võib olla vastutav väikese sularaha ja raamatupidamise eest, kuid ka eelarve haldamine. Saate avaldada artikleid veebisaidil, kuigi võite ka veebilehte kujundada ja hallata.

Võite sisestada arvutustabelisse sisestatud andmed, mille olete koostanud ja kasutanud aruandlusfunktsioonide jaoks.

Täitevsekretär võib halduspersonali järelevalvet teostada. Ta annab sageli aru tegevdirektorile ja võib toetada ühte või mitut tippjuhit.

Vastutus

Tähelepanu juhtidele

- Hoidke juhtide tegevuskava ja abi kohtumiste, juhatuse koosolekute, konverentside jms planeerimisel..

- Osalege koosolekutel koosolekute protokollide ja protokollide koostamiseks, seejärel nende koostamiseks, transkribeerimiseks ja levitamiseks.

- Tehke juhtidele kõik reisikorraldused: läbipääsuluba, hotelli broneerimine, reisikulude üleandmine, vastavate dokumentide haldamine ja ülevaatus jne..

- Viia läbi volitatud uurimised, koguda andmeid ja valmistada ette dokumente või aruandeid, mida juhid, komisjonid ja direktorite nõukogud arutamiseks ja esitlemiseks esitavad..

- Käsitsege konfidentsiaalseid dokumente, veendumaks, et need on turvalised ja turvalised.

Sisemine ja väline suhtlemine

- Telefonikõnede vastuvõtmine ja filtreerimine, suunates need sobivale isikule.

- Hallata, prioriseerida ja levitada kogu sissetulevat või väljaminevat kirjavahetust (e-post, kirjad, faksid, paketid jne), lugeda ja analüüsida sissetulevaid memorandumeid, esitlusi ja aruandeid, et määrata kindlaks nende tähtsus ja kavandada nende levitamine.

- Valmistage vastused rutiinseid päringuid sisaldavale kirjavahetusele.

- Jälgige kontoritarvete kasutamist ja pidage läbirääkimisi tarnijatega, et tagada tellimuste kasumlikkus.

- Kohtuge üksikisikute, erihuvigruppide ja teiste isikutega juhtide, komisjonide ja direktorite nõukogu nimel.

- Tere tulemast külastajatele ja määrake, kas neile tuleks anda juurdepääs teatud kindlatele inimestele.

Haldustoetus

- Hoidke arhiveeritud elektroonilisi ja paberkandjal dokumente, tagades teabe organiseerimise ja hõlpsasti ligipääsetava kiire otsingu jaoks.

- Valmistage arveid, aruandeid, kirju, finantsaruandeid ja muid dokumente, kasutades tekstitöötlustarkvara, arvutustabeleid, andmebaase ja / või esitlusi, pakkudes ka vastavat abi raamatupidamises.

- Teostage üldisi kontori ülesandeid, näiteks haldussüsteemide säilitamist ja peamiste raamatupidamisülesannete täitmist.

- Kooskõlastada ja suunata bürooteenuseid, näiteks dokumente ja eelarve koostamist, et aidata juhte.

- Luua ja teostada järelevalvet nii büroo töötajate kui ka organisatsiooni halduspoliitika ja -protseduuride üle.

- Vaadake läbi töökorraldus ja -protseduurid, et teha kindlaks, kas sellistes valdkondades nagu töövoog, aruandlusprotseduurid või kulutused on võimalik teha parandusi.

- Jälgida ja koolitada teisi halduspersonali.

Viited

1. Töökindel (2018). Täitevsekretäri ametijuhend. Võetud: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Erinevus sekretäri ja täitevsekretäri vahel. Töö - kroon. Välja võetud: work.chron.com.
3. Karjääri planeerija (2018). Täitevsekretär ja haldusassistent. Välja võetud: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Täitevsekretäri töö kirjeldus. Välja võetud: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Täitevsekretäri kohustused. Välja võetud: bestsampleresume.com