Ettevõtte käsiraamat, mida see teenib, kuidas seda ette valmistada



The protseduuride käsiraamat ettevõte Tegemist on kirjaliku dokumendiga, milles esitatakse samm-sammult juhised tööülesande täitmiseks või konkreetse olukorra lahendamiseks töökohal. Sisaldab ettevõtte parimaid tavasid ja peamiste äriprotsesside kirjeldusi.

Käesolev juhend sisaldab ka meetodeid ja standardeid selle kohta, kuidas tööd oodatakse. Menetlusjuhendi loomine võimaldab suunata ettevõtet majanduskasvu, lihtsustada koolitust ja hõlbustada selle suutlikkust.

See käsiraamat võib olla kolmjahuline sideaine, võrguga ühiskasutatava kausta kaust või võrgus avaldatud automatiseeritud versioon, kasutades a tarkvara menetluste haldamise kohta. Igaüks peab mõistma, milline on protseduuri käsiraamat ja kust seda saab leida, kui keegi seda vajab.

Protseduuride käsiraamatu kirjutamine eeldab, et igas protsessis osalevad sammud oleksid selgelt mõistetavad. Kuna ettevõte kasvab, on vaja uusi menetlusi. Protseduuride käsiraamatut võib käsitada ka protseduuride raamatukoguna.

Käsiraamat sisaldab näiteid menetlustest, mida saab kasutada uute toimingute mudelina. Kõik organisatsiooni töötajad peavad olema koolitatud ettevõtte poliitikas ja protseduurides; neil peaks alati olema viivitamatu juurdepääs menetlusjuhendile.

Indeks

  • 1 Milleks seda kasutatakse??
  • 2 Kuidas seda teha?
    • 2.1 Määrake kesksed protsessid
    • 2.2 Kirjutage sissejuhatus
    • 2.3 Luua iga protsessi vooskeem
    • 2.4 Edastage protseduur teisele isikule selle lugemiseks
    • 2.5 Loo kontrollnimekirjad ja vormid
    • 2.6 Integreerige see protseduuride käsiraamatusse
  • 3 Näited
  • 4 Viited

Mis see on??

Hästi kirjutatud protseduuride käsiraamatu abil saab ettevõte tõhusamalt uute töötajate koolitamist hõlbustada.

Lisaks koolitusele annab protseduuride käsiraamat praegustele meeskonnaliikmetele ressursse, et õppida kõige vähem kasutatavaid protseduure, tagades, et neid teostatakse õige formaalsusega, säilitades kvaliteedikontrolli.

Töötajad peavad mõistma, mida neilt oodatakse. Juhendajad vajavad äriprotsesside haldamiseks protseduuride käsiraamatut. Standardite dokumenteerimisel edastatakse tähtsust majanduskasvu, kvaliteedi ja klientide rahulolu jaoks.

Poliitika ja protseduuride kaudu, mis mõjutavad funktsionaalset piirkonda, on eesliinil töötajad võimelised tegema tõhusaid ja aega säästvaid otsuseid.

Efektiivne protseduuride käsiraamat pakub talitustevaheliseks suhtluseks sobivaid meetodeid, võimaldab töötajatel teha koostööd igapäevaste äriprobleemide lahendamiseks, ilma et see nõuaks tarbetut järelevalvet.

Protseduuride käsiraamatu eesmärk peaks olema erinevate sisu organiseerimine, et kajastada nii ettevõtte suhtlemisviise kui -vahendeid, teenuse osutamist või toote valmistamist madalaima hinnaga ja võimalikult lühikese aja jooksul..

Tal on täiendav kasu tööga rahulolu säilitamisel ja kõrge motivatsiooniga.

Kuidas seda teha?

Enne protseduurikäsiraamatu väljatöötamist on oluline mõista erinevust poliitika, keskse protsessi ja menetluse vahel.

- Poliitika on organisatsiooni juhtkonna poolt välja töötatud ja rakendatud aluspõhimõtete ja nendega seotud suuniste kogum, mis suunab ja piirab oma tegevust pikaajaliste eesmärkide saavutamiseks.

- Põhiprotsess on omavahel seotud ja omavahel seotud protseduuride järjestus, mis tarbivad igas etapis sisendeid tooteks üheks või mitmeks ressursiks (töötaja aeg, energia, masinad, raha). Need tulemused on järgmise etapi sisendid, kuni on saavutatud teadaolev eesmärk või lõpptulemus.

- Menetlus on toimingute järjekord või kindlaksmääratud tegevussuund, mis on määratletud sammudega (mis sisaldavad selgelt määratletud algus- ja lõpp-punkte), mis tuleb teostada samas järjekorras ülesande õigeks määramiseks.

Määrake kesksed protsessid

Kõik peamised protsessid, mida ettevõte peab olema, tuleb kaaluda. Alguses määratletakse, millised protsessid piiritletakse ja kaardistatakse protseduuride käsiraamatus, luues kokkuvõtte kõigist kaasatavatest protseduuridest..

Kuigi on võimalik, et iga protsess ei ole paigutatud, on oluline luua kõige olulisemad ja tähtsamad. Näiteks võiks restoran määratleda kesksed protsessid, kuidas konkreetne roog valmistatakse, kuid sama oluline on ka restorani puhastamise protsess.

Tuleb luua nimekiri peamistest protsessidest, mida tuleb katta, et igaüks neist saaks pärast selle kaardistamist integreerida protseduuride käsiraamatusse. Kava toimib juhendina, et tagada, et te ei jätaks käsiraamatu kirjutamise ajal ühtegi ülesannet.

Kirjutage sissejuhatus

Lisage lühikirjeldus sellest, mis on käsiraamatus, mis on otseselt adresseeritud inimestele, kes käsiraamatut kasutavad, mida lugejad võivad käsiraamatu kasutamisel oodata ja parimat viisi käsiraamatu kasutamiseks (st "lugege seda algusest lõpuni"). lõpetage "või" kasutage seda, et otsida vajalikke protseduure ").

Luua iga protsessi vooskeem

Iga protsess on määratletud sammude või ülesannetega, mis on vajalikud selle täitmiseks. Kui samm on ära jäetud, võib see tähendada tellimuse kaotamist või edasilükkamist või defektset lõpptoodet. Loo vooskeem on töövoo määratlemine.

Käsiraamatu täitmiseks peate alustama ühest protsessist korraga: alustage esimesest skeemiprotsessist. Kirjeldatakse protsessi lõpuleviimiseks vajalikke samme, seejärel tagastatakse üksikasjad ja üksikasjad kirjutatakse iga sammu kohta.

Te peate veenduma, et iga samm on selge ja lühike. Iga samm peaks andma piisavalt üksikasju, et keegi saaks juhiseid järgida.

Oletame näiteks, et müügiprotsessi protseduur luuakse internetis oleva nõudega. Kõigepealt koostatakse vooskeem selle kohta, kuidas potentsiaalset klienti algselt pärast teabe küsimist kontakteerutakse: telefonikõne, e-posti või tekstisõnumiga.

Kui väljavaadet esialgu ei saanud ühendust võtta, arvutatakse, mitu korda müügimeeskond jälgib, koos iga kontakti konkreetsete skriptidega.

Kui kliendiga ühendust võetakse, on määratud teine ​​skript, samuti järelmeetmete kogum sõltuvalt sellest, kas klient ostis toote või otsustas oodata.

Andke protseduur kellelegi teisele, et seda lugeda

Oluline on, et kaastöötaja või keegi, keda sa tunneksid, loeksid ja järgiksid juhiseid, nagu need on kirjutatud. See isik võib anda väärtuslikke kommentaare, kui on samme, mida te ei suutnud lõpetada või ei mõista.

Protseduur debugeeritakse kommentaaride põhjal. Teil võib tekkida vajadus juhenditele ümber kirjutada, muuta või lisada.

Loo kontrollnimekirjad ja vormid

Iga protsessi jaoks on meeskonnaliikmete jaoks lihtsam vormi või kontrollnimekirja järgida. Seetõttu tuleb kaardistatud protsessil põhinev üksikasjalik mall välja töötada.

Kui teil on vaja koguda konkreetseid andmeid, kui klient siseneb, peate tagama, et mallil on kogu nõutav teave, mis esitatakse lühidalt.

Ei tohiks eeldada, et meeskonna liikmed mäletavad kõike, mida protseduur näitab, eriti kui klient istub nende ees. Kontrollnimekirjad ja vormid tuleks integreerida protsessi vooskeemi ja etappide lisana.

Integreerige see protseduuride käsiraamatusse

Pärast igale protsessile eraldatud vooskeemi ja kõigi tugidokumentide mallide loomist on need integreeritud täielikku protseduurikäsiraamatusse. Juhend on korraldatud osakondade alusel.

Näiteks võib protseduuride käsiraamatus olla jaotised "Müük", "Toimingud" ja "Jaotus". Iga sektsioon jaguneb selle osakonna keskseks protsessiks, tavaliselt selles järjekorras, kus iga keskprotsess viiakse läbi toodete üldises tarnimises..

Jaotises "Levitamine" võib teil olla mitu peamist protsessi, nagu "Tellimuse saamine", "Pakend tarne", "Saatmine" ja "Järelmeetmed".

Protseduuride käsiraamat on koostatud sisukorra ja iga protseduur on selgelt loetletud pealkirja julge pealkirjaga.

See sisaldab käsiraamatu nime, sisukorda, sissejuhatust ja protseduure sisukorra järjekorras.

Ka meeskonna liikmetele võiks paigutada vahekaarte, et juhendit hõlpsasti üle vaadata, et aidata neil leida oma osakondades asjakohased protseduurid..

Lõpuks tehakse koopiaid ja levitatakse. Pidevat tagasisidet tuleb julgustada ja juhendit vajadusel ajakohastada. Iga funktsionaalse asukoha määratud alal peaks olema olemas käsiraamat, kasutades eeskirju ja protseduure.

Näited

-Käsiraamat hamburgerite konkreetseks valmistamiseks.

-Käsiraamat, kuidas toimida tulekahju, maavärina või loodusõnnetuse korral.

-Käsiraamat, kuidas tegutseda klientide kaebuste või agressiivse kliendi suhtes.

-Personali valiku tegemiseks käsiraamat.

-Käsiraamat, et teada saada, kuidas restoranis töötada.

Viited

  1. Kimberlee Leonard (2017). Kuidas kirjutada tavapäraste toimingute käsiraamatusse? Small Business - kroon. smallbusiness.chron.com.
  2. Chris Anderson (2017). Mis on poliitika ja protseduuride käsiraamat? Bizmanualz Välja võetud: bizmanualz.com.
  3. Bizfluent (2017). Menetluskäsiraamatu määratlus. Välja võetud: bizfluent.com.
  4. Chris Anderson (2017). Mis on menetluse käsiraamatu eesmärk? Bizmanualz Välja võetud: bizmanualz.com.
  5. Template Lab (2018). 37 Parimad standardse töökorra (SOP) mallid. Välja võetud: templatelab.com.
  6. Greg Marsello (2017). 8-STEP JUHEND STANDARDI TEGEVUSJUHENDI KASUTAMISEKS. Lern. Välja võetud: blog.lern.org.